Лайфхаки бувалих бізнес-мандрівників: як не потрапити в халепу в ділових поїздках ✈️
Найчастіше бізнес-тріпи, відрядження і переговори в інших країнах організовують сторонні фірми або асистенти підприємців. Якщо ж ви вирішите все спланувати самостійно, то ці поради допоможуть вам уникнути неприємностей і провести ділову поїздку на найвищому рівні.
Поширена помилка: нецільове використання візи 🧐
Візи, особливо в Шенгенську зону, зараз на вагу золота, важкодоступні і бажані. Через це люди готові платити будь-які гроші посередникам і вестися на відверту нісенітницю, на кшталт офферів “запрошення від родичів з Румунії ми Вам знайдемо”, або “звичайно, по робочій візі можна постійно подорожувати і літати на море”. Запам’ятайте: за нецільове використання візи можна заробити як найпростішу відмову в її отриманні на моменті подачі, так і депортацію з неможливістю в’їзду в конкретну країну або у всю зону Шенген на кілька років.
Краще не ризикуйте, а якщо не хочете займатися всім самі, то довірте оформлення документів досвідченим людям, наприклад, спеціалізованим сервісам ділових поїздок. Якщо ви відкрили візу від посольства конкретної країни, то і перша подорож має включати ваше обов’язкове перебування саме в цій країні. Оскільки наступного разу можуть виникнути проблеми з отриманням нової візи.
🧐 Важливо знати: Деякі країни зараз так і зовсім можуть анулювати вашу візу, якщо дізнаються, що ви не були в заявленому готелі в терміни вашої передбачуваної поїздки. Так, вони дійсно можуть зателефонувати в готель і перевірити. При цьому їздити у відрядження по туристичній візі (якщо це коротка зустріч, а не довготривала робота) – це набагато безпечніший для Вашої візової історії варіант, ніж намагатися подорожувати по робочій візі.
Непродумані стикування 🏃♂️
Агрегатори, що підбирають квитки на літаки, можуть запропонувати вам дуже коротку стиковку, якої на ділі вам катастрофічно не вистачить. У кращому випадку будете бігти з ручним багажем в термінал на іншому кінці залу або, що гірше, зовсім їхати в інший аеропорт. Завжди уточнюйте відстань між терміналами. Нельотна погода, якийсь технічний збій або затримка рейсу – і ось ви запросто запізнилися на наступний літак. Якщо вина лежить на авіаперевізнику (і всі квитки куплені єдиним бронюванням) – вам все компенсують. Але якщо мова йде про важливі ділові переговори і великий контракт, а вам перенесли рейс на інший день – навіщо вам такий стрес?
- Порада 1: Краще літайте завжди прямим рейсом з невеликою доплатою або закладайте більше часу на стикування (мінімум 2-3 години у великих аеропортах).
- Порада 2: Або літайте зовсім без багажу, що теж дозволяє заощадити час і нерви. Багаж, на жаль, іноді губиться. Але зрозуміло, що якщо вам потрібен відповідний нагоді діловий костюм, то без валізи ви не обійдетеся.
Дрес-код та пом’ятий одяг 👔
До слова про одяг, продовжуючи тему багажу. Ось вам простий, корисний і не завжди очевидний лайфхак від досвідчених мандрівників. Уявіть ситуацію: у вас через годину важливий виступ, а одяг у валізі безнадійно пом’ятий. Ні в номері, ні на ресепшені немає праски – останню хтось із туристів перед вами забрав. Не будете ж ви стукати в чужі номери або купувати праску в іншій країні заради одного використання. Що ж робити?
Все просто. Повісьте одяг на вішалку у ванній кімнаті, закрийте двері і увімкніть гарячий душ на повну потужність на 10-15 хвилин. Пара зробить свою справу. Або використовуйте звичайний готельний фен. Тільки злегка змочіть тканину водою і “просушіть” її гарячим повітрям, розтягуючи. Буде ефект ручного відпарювача. А ще ось 10 порад по упаковці багажу, щоб він менше м’явся.
Списки і чек-листи 📋
Організація будь-якої подорожі завжди вимагає організованості. Але коли мова йде про бізнес-поїздки, її можна множити надвоє. Має сенс складати детальні списки речей в дорогу, розставляти пріоритети в завданнях і справах, мати під рукою всі адреси і контакти колег і партнерів. Щоб у разі форс-мажору або запізнення оперативно змінювати плани і місця зустрічей. Не випускайте щоденник або смартфон з нотатками з рук і тримайте всі електронні документи (квитки, броні, копії паспорта) в одній папці на хмарному сховищі (Google Drive, Dropbox). В такому випадку і кишеньковий ручний відпарювач покласти в багаж ви теж не забудете. Або дивіться пункт вище.
Бонуси лояльності ✈️🏨
Якщо ви часто літаєте, то краще вибирайте одну авіакомпанію або один авіаційний альянс (Star Alliance, SkyTeam, Oneworld) – так ви зможете накопичувати милі і користуватися всіма бонусами для постійних клієнтів (апгрейди, доступ в бізнес-лаунжі). З готельними мережами історія та ж. Якщо ж літаєте ви нечасто, то не попадайтеся на рекламу популярних агрегаторів і платформ з бронювання. Там цінник може бути завищений через комісії.
Краще через режим інкогніто у вашому браузері моніторити потрібні маршрути і варіанти, а бронювати потім все безпосередньо на офіційних сайтах авіакомпаній і конкретних готелів. Особливо це актуально в гарячий сезон. І обов’язково фіксуйте десь всі готелі і перевізників. В майбутньому тоді про свої бонуси не забудете. До речі, список різних програм лояльності можна знайти в спеціалізованих туристичних блогах.
Джетлаг 😴
Зміна часового поясу, або джетлаг, згубно впливає на людину і її самопочуття. У перший день після переїзду ви думаєте лише про те, як би швидше опинитися під м’якою білосніжною ковдрою. А зовсім не про те, з ким потрібно зустрітися і провести складні переговори. Багато хто чомусь думає, що неприємний ефект відчутний тільки при трансконтинентальних перельотах. Іноді досить і годинної різниці в часі, особливо, якщо в діловій поїздці передбачаються ранні підйоми.
Джетлаг майже завжди провокує втому, млявість, сонливість вдень і поганий сон ночами. Все це так собі для працездатності. Щоб побороти збій в біоритмах – намагайтеся не засинати до настання темряви за місцевим часом і не спите вдень, стане тільки гірше. Якщо напевно знаєте про свої проблеми зі сном, то можете спробувати безрецептурний мелатонін. Його п’ють за добу до вильоту і ще дня три після, щоб допомогти організму адаптуватися.
Відпочинок в дорозі 🎧
Якщо ваша професія пов’язана з постійними переїздами, значить організм раз по раз відчуває колосальне навантаження. Не варто навантажувати себе ще й якимись робочими завданнями в дорозі. Відповіді на листи, звіти та презентації в дорозі – це мінус до концентрації в самій поїздці і на меті вашого візиту. У такому втомленому стані люди часто стають неуважними і роблять помилки: залишають речі в залі очікування, щось гублять. Досвідчені мандрівники радять в дорозі себе зайвий раз не навантажувати роботою. Краще послухайте музику, подкаст або просто відпочиньте. А ще загляньте в наш список лайфхаків, щоб виглядати добре навіть після довгого перельоту.
Wi-Fi Map та мобільний інтернет 📲
Має сенс в поїздках, особливо ділової спрямованості, підключати електронну SIM-карту (eSIM) потрібної країни або роумінг. Але якщо ви хочете заощадити або не встигли закрити питання з інтернетом вчасно, то скористайтеся картою безкоштовних точок Wi-Fi. Наприклад, додатком Wi-Fi Map або його будь-якими аналогами. Плюс подібних додатків в тому, що там ще й користувачі діляться паролями від закритих мереж. Тобто у вас буде доступ до безкоштовного інтернету практично скрізь.
Щодо роумінгу, то поїздок по Європі це теж стосується. Наприклад, якщо у вас SIM-карта українського оператора, то в країнах ЄС діють спеціальні умови роумінгу. Однак у Швейцарії, Великобританії та інших країнах, що не входять до ЄС, потрібен додатковий пакет роумінгу. Якщо раптом ваш смартфон не підтримує функцію eSIM, тоді доведеться купувати фізичну “сімку” по прильоту, підключати роумінг або користуватися запропонованою картою Wi-Fi.
💡 Головна порада: Сподіваюся, що будь-яка Ваша поїздка, тим більше по роботі, завжди буде успішною, приємною і легкою, а її організація не займе багато часу. В цілому, ці рекомендації будуть корисні будь-яким категоріям мандрівників, але не буду сперечатися з тим, що людям, які колесять по світу заради роботи, як нікому іншому потрібна висока концентрація, ретельне планування і чітка структура поїздок. Тому бажаю успіхів у поїздках і справах. Класних вам подорожей і високих робочих показників!
Часті питання від бізнес-мандрівників 🤔
👉 Як ефективно поєднувати роботу та відпочинок у відрядженні?
Спробуйте додати до своєї поїздки один-два вільних дні (концепція “bleisure” = business + leisure). Це дозволить вам відновитися після переговорів і подивитися місто без поспіху. Навіть кілька годин вільного часу на прогулянку парком або відвідування музею можуть значно покращити ваше враження від поїздки.
👉 Що робити, якщо мій рейс скасували або затримали?
Негайно зверніться на стійку авіакомпанії. Залежно від причини та тривалості затримки, вам зобов’язані надати харчування, напої, а при тривалих затримках – і готель. Зберігайте всі чеки. Якщо у вас є туристична страховка, перевірте, чи покриває вона такі випадки. І обов’язково повідомте своїх партнерів про затримку.
👉 Як правильно звітувати про витрати у відрядженні?
Зберігайте абсолютно всі чеки та квитанції (навіть на каву). Використовуйте спеціальні додатки для сканування чеків (наприклад, Expensify), щоб нічого не загубити. Уточніть у вашої бухгалтерії ліміти на добові, готелі та транспорт до поїздки.
👉 Чи варто брати подарунки для бізнес-партнерів?
Так, невеликий сувенір з України – це завжди гарний жест. Це може бути щось, що символізує українську культуру. Це допомагає налагодити особистий контакт. Дізнайтеся більше про важливість комфорту в ділових відносинах, прочитавши нашу статтю про вибір офісного дивану, адже комфортна атмосфера сприяє успішним переговорам.
👉 Як подолати самотність під час довгих відряджень?
Підтримуйте зв’язок з родиною та друзями через відеодзвінки. Намагайтеся вечеряти не в номері, а в ресторані, навіть наодинці. Якщо є можливість, відвідуйте місцеві заходи або спортивні зали. Це допоможе відчути себе частиною місцевого життя, а не просто гостем у готелі.
