Організація корпоративних поїздок — це важлива складова успішної діяльності будь-якої компанії. Відрядження не тільки сприяють розвитку бізнесу, але й підтримують взаємодію між працівниками, партнерами та клієнтами. Однак процес бронювання авіаквитків для бізнес-поїздок може бути складним і витратним, якщо не скористатися спеціалізованими послугами. У даній статті ми розглянемо, як організувати групову поїздку з акцентом на зручне і економічне бронювання авіаквитків.
переваги корпоративного бронювання авіаквитків
економія бюджету компанії
перша і, мабуть, найважливіша перевага корпоративного бронювання авіаквитків — це можливість заощадити. Багато авіакомпаній пропонують корпоративні тарифи на авіаквитки, які забезпечують значні знижки при бронюванні групових поїздок або постійних поїздок співробітників. Використовуючи професійні платформи для корпоративних клієнтів, такі як Travel Code або Travel Hub, компанії можуть оптимізувати свої витрати на відрядження.
зручність для співробітників
спеціалізовані сервіси для бронювання авіаквитків пропонують інтуїтивно зрозумілі інтерфейси та інструменти, які дозволяють легко знаходити рішення, бронювати і управляти квитками. Ви можете відстежувати статус бронювання, змінювати дані або скасовувати квитки всього в кілька кліків. Це значно спрощує процес організації поїздок і дає можливість зосередитися на інших важливих завданнях.
Контроль фінансів
використання корпоративних рішень для бронювання авіаквитків дозволяє вести детальний облік витрат на відрядження. Це не тільки спрощує процес формування звітів, але і допомагає в аналізі фінансових витрат. За допомогою спеціалізованих інструментів ви можете відстежувати, хто, коли і на яку суму здійснював поїздки, що вкрай важливо для контролю бюджету.
безпека даних
робота з надійними провайдерами послуг для корпоративних клієнтів забезпечує високу ступінь безпеки. Ваші дані про співробітників і фінансової інформації залишаються конфіденційними, а процеси бронювання забезпечуються професійними стандартами захисту. Як це відбувається?
наприклад, для правильного використання і обробки клієнтських даних команди туроператорів Travel code або Travel Hub пройшли навчання і розробили комплект документів щодо захисту персональних даних. Тепер вони працюють за внутрішніми актами, що охоплюють всі аспекти роботи з конфіденційною інформацією.
як вибрати відповідного провайдера корпоративних послуг
при виборі провайдера для корпоративного бронювання авіаквитків варто звернути увагу на кілька ключових критеріїв:
- Спектр послуг: переконайтеся, що постачальник пропонує повний комплекс послуг, включаючи не тільки бронювання авіаквитків для компаній, але і додаткові послуги, такі як Оренда автомобілів, трансфери та бронювання готелів.
- географічна доступність: перевірте, наскільки велика мережа маршрутів і чи є можливість бронювання для ваших цільових напрямків.
- ціни і тарифи: порівняйте пропозиції різних провайдерів і виберіть найбільш вигідне.
- репутація: ознайомтеся з відгуками та рейтингами компанії.
порівняння різних варіантів може допомогти вам знайти краще рішення. Наприклад, онлайн-платформи, такі як Travel Code, пропонують бронювання готелів, авіаквитків та організації корпоративних поїздок під ключ, тоді як традиційні Туристичні оператори можуть дати вам інший підхід.
American Express Global Business Travel відома своїм високим рівнем обслуговування і широкою мережею партнерів. SAP Concur надає інтегровані рішення для управління відрядженнями та витратами. Carlson Wagonlit Travel (CWT) пропонує рішення для оптимізації корпоративних поїздок, включаючи аналіз даних та детальну звітність.
| Провайдер | основні послуги | ключові переваги | цільове використання |
| Expedia | бронювання авіаквитків, готелів, Оренда автомобілів | конкурентні ціни, зручний інтерфейс | для малих і середніх компаній |
| travel code | бронювання авіаквитків, готелів, Оренда автомобілів, Організація турів, бронювання екскурсій, організація поїздок під ключ | гнучкість, прозорість документів, простий контроль над фінансами і витратами, організація складних маршрутів | для малих, середніх і великих компаній |
| Amadeus | інтеграція систем управління поїздками, аналітика | гнучкість, звітність, масштабованість | для великих компаній з високою частотою поїздок |
| Travelport | повне управління корпоративними поїздками | доступ до ексклюзивних тарифів | для міжнародного бізнесу |
| BCD Travel | повне управління поїздками, послуги з обслуговування | індивідуальний підхід, глобальна мережа | для компаній з великим обсягом поїздок |
| Carlson Wagonlit | рішення для управління відрядженнями та корпоративними послугами | Висока якість обслуговування, гнучкість | для глобальних мереж і організацій |
| Sabre | бронювання подорожей, управління витратами | потужні аналітичні інструменти | для компаній, які потребують глибокого аналізу витрат |
процес бронювання корпоративних авіаквитків
Організація корпоративної поїздки має на увазі кілька кроків. Ми пропонуємо Вам наступну покрокову інструкцію:
- створення запиту: визначте маршрути, дати і кількість людей для бронювання.
- вибір провайдера: порівняйте пропозиції і виберіть найбільш підходящий сервіс.
- надання інформації: вкажіть необхідні дані про співробітників і їх переваги по перельоту.
- підтвердження бронювання: після завершення всіх підтверджень отримайте квитанцію та інструкції щодо зміни замовлення або його скасування.
- необхідні документи: переконайтеся, що зібрані всі документи для оформлення корпоративного квитка, включаючи службові записки та особисті дані пасажирів.
Не забувайте уважно читати умови скасування і зміни бронювання, так як вони можуть варіюватися в залежності від тарифу і провайдера. Однак майте на увазі, що корпоративні авіаквитки часто відрізняються від звичайних за більш гнучкими умовами змін та скасування.
наприклад, авіакомпанія Lufthansa пропонує спеціальні тарифи для бізнесу, які дозволяють вносити зміни без штрафів за умови, що квитки були куплені заздалегідь. У той же час у рейсів Ryanair умови суворіші — і навіть невелика зміна може спричинити за собою значні штрафи.
які документи потрібні для оформлення корпоративного квитка
щоб оформити Корпоративний квиток на авіапереліт, вам знадобляться наступні документи:
- запит на бронювання: офіційний лист від вашої компанії із зазначенням необхідних маршрутів, дат і кількості пасажирів.
- договір з авіакомпанією (при наявності): якщо ви вже уклали угоду на корпоративні тарифи, прикладіть копію даного документа.
- рахунок або інвойс: це може знадобитися для бухгалтерії вашої компанії. Переконайтеся, що в ньому вказані всінеобхідні деталі.
- довідка про відрядження: якщо поїздка пов’язана з відрядженням, бажано надати документ, що підтверджує доцільність поїздки.
- паспортні дані пасажирів: зазвичай необхідна інформація про кожного пасажира, включаючи повне ім’я, дату народження та номер паспорта.
- повідомлення про політику скасування: ознайомтеся з умовами зміни та повернення квитків і збережіть копію даної інформації про всяк випадок.
як отримати корпоративну знижку на авіаквитки: лайфхаки і деталі
отримання корпоративної знижки на авіаквитки — це відмінний спосіб заощадити на відрядженнях і ділових поїздках. Ось кілька корисних лайфхаків:
- укладіть договір з авіакомпанією: багато авіаперевізників пропонують спеціальні умови для корпоративних клієнтів. Обговоріть можливість укладення контракту або угоди про партнерство.
- використовуйте Послуги агентств: зверніться в агентства, що спеціалізуються на корпоративних поїздках. Вони можуть запропонувати конкурентні тарифи та додаткові знижки.
- регулярні поїздки: якщо компанія часто відправляє співробітників у відрядження, це може бути підставою для отримання знижок. Авіаперевізники цінують постійних клієнтів.
- чим більше замовлення — тим краще: якщо компанія планує відправити кілька співробітників одночасно, брокери і авіакомпанії можуть запропонувати додаткові знижки на групові бронювання.
- лояльність і бонусні програми: переконайтеся, що ваша компанія зареєструвалася в програмах лояльності авіаперевізників. Накопичені бали можуть бути використані для отримання знижок.
- перевіряйте журнали та онлайн-ресурси: порівнюйте пропозиції різних авіакомпаній та провайдерів. Часто можна знайти спеціальні акції або пропозиції.
додаткові послуги
Організація корпоративних поїздок може також включати додаткове обслуговування:
страхування виїжджаючих за кордон
сучасні бізнес-поїздки можуть приносити не тільки прибуток, але і ризики. Тому багато компаній приймають важливе рішення-забезпечити страхування своїх співробітників при виїздах за кордон. Це дозволяє захистити працівників у разі непередбачених обставин, таких як хвороби, нещасні випадки або необхідність екстреної медичної допомоги.
уявіть, що ваша команда вирушає у відрядження до Індії. Під час поїздки один із співробітників захворів і зажадав медичного втручання. Якщо у компанії є поліс медичного страхування для виїжджаючих, всі витрати на лікування будуть покриті — це захистить як працівника, так і саму компанію від фінансових втрат. Умови страхування можуть відрізнятися від компанії до компанії, однак важливо уважно вивчити поліси, щоб переконатися, що вони покривають усі можливі ризики.
Оренда автомобілів
Оренда автомобіля, особливо при поїздці в незнайоме місто, стає важливим аспектом комфортного пересування. Уявімо, що ваша компанія відправила групу співробітників на виставку в Штутгарті. І, звичайно, важливо мати можливість вільно пересуватися містом, відвідуючи різні заходи та зустрічі.
представник компанії може забронювати автомобіль, і в день прибуття групи трансфер вже чекатиме в аеропорту. Наявність автомобіля дозволяє не покладатися на громадський транспорт або таксі, що економить час і полегшує виконання робочих завдань. Наприклад, співробітники зможуть самостійно переміщатися між готелем і виставковим центром за власним розкладом, уникаючи затримок.
Бронювання готелів
особистий комфорт співробітників під час відряджень важливий для успішної роботи компанії. Щасливі і задоволені службовці — приносять компанії більший профіт. Компанії все частіше використовують спеціальні корпоративні тарифи для бронювання готелів, що дозволяє значно скоротити витрати.
наприклад, компанії “a” належить корпоративна поїздка — і вона хоче отримати корпоративну знижку від міжнародної готельної мережі “б”. Однак досягти таких домовленостей напряму не вдається. Тому на допомогу прийдуть сервіси з організації відряджень, які мають аналогічні угоди з сотнями готелів по всьому світу.
завдяки цьому, співробітники можуть легко бронювати номери за зниженою ставкою, що робить поїздки економічно більш вигідними. Більш того, звернення до таких сервісів часто дозволяє отримувати додаткові переваги, такі як безкоштовний сніданок або доступ в спортивний зал.
Візова підтримка
міжнародні відрядження в різні країни часто вимагають отримання віз, що може бути важко і времязатратно. Зіткнувшись з процесом одного разу, компанії починають цінувати послуги візової підтримки, які значно спрощують процес.
уявіть, що ваша команда планує поїздку до Китаю на місяць. Звернення в спеціалізоване агентство, яке займається візовою підтримкою, може значно спростити завдання. У таких агентствах працюють експерти, знайомі з усіма нюансами і вимогами, дозволяючи співробітникам уникнути помилок при заповненні документів і затримок в процесі.
так, обробка візових заявок може зайняти всього кілька днів, а співробітники будуть позбавлені від необхідності досконально вивчати всю бюрократію. Це значно прискорює процес і дозволяє зосередитися на бізнес-завдань. Подвійно зручно, коли за візовою допомогою та іншими послугами ділового туризму доводиться звертатися не в різні компанії, а в одну, де всю поїздку організовують під ключ.
Організація корпоративних поїздок — це важливий елемент успішного ведення бізнесу. Використання корпоративного бронювання авіаквитків надає компаніям можливість економити, зручно управляти поїздками і контролювати витрати. Якщо хочете оптимізувати процес бронювання авіаквитків і підвищити ефективність своїх відряджень, звертайтеся до фахівців. Не пропустіть можливість зробити свої бізнес-поїздки більш зручними і вигідними.
